Informationen zur Datenverarbeitung
Zur ordnungsgemäßen Durchführung des Bundesfreiwilligendienstes (BFD) ist es notwendig, personenbezogene Daten der Bundesfreiwilligen zu erfassen, zu speichern und zu verarbeiten.
Ist der/die Freiwillige minderjährig, werden auch Daten der Erziehungsberechtigten (Name und Adresse) verarbeitet und entsprechend der folgenden Bestimmungen genutzt.
1. Kontakt
Für die Datenverarbeitung ist folgende Stelle verantwortlich:
Tafel Deutschland e.V.
Germaniastr. 18
12099 Berlin
datenschutz(at)tafel(dot)de
030 200 5976 20
Kontaktdaten Datenschutzbeauftragter:
activeMind AG Management- und Technologieberatung
Kurfürstendamm 56
10707 Berlin
Tel.: (030) 770 1910 70
Alle Anfragen zum Datenschutz bei den Tafeln, der Tafel Deutschland und der Tafel-Akademie koordiniert Pia Çolakoğlu, zu erreichen unter datenschutz(at)tafel(dot)de.
2. Personenbezogene Daten
Zur ordnungsgemäßen Durchführung des Bundesfreiwilligendienstes (BFD) ist es notwendig, personenbezogene Daten der Freiwilligen zu erfassen, zu speichern und zu verarbeiten.
Ist der/die Freiwillige minderjährig, werden auch Daten der Erziehungsberechtigten (Name, Adresse, Kontaktdaten) verarbeitet und entsprechend der folgenden Bestimmungen genutzt.
Im Rahmen der Durchführung des Bundesfreiwilligendienstes werden u.a. folgende Daten gespeichert:
Aufbewahrung bis Dienstende
- Ggf. Informationen zu Allergien, Unverträglichkeiten und Ernährungsformen
Aufbewahrung: 2 Jahre
- Ggf. Stundenerfassungen, Dienst- und Arbeitspläne
- Nachweis Schwangerschaft, Berechnung Mutterschutzfrist
Aufbewahrung: 3 Jahre
- Vor- und Nachname
- Adresse
- Geburtsdatum
- Kontaktdaten (E-Mail, Telefon)
- Abmahnungen/Ermahnungen
- Daten zur Seminarteilnahme
- Teilnahmebescheinigungen
- Arbeitszeugnis
- Dienstzeitbescheinigung
Aufbewahrung: 5 Jahre
- Urlaubstage (Anzahl und ggf. Daten, wann der Urlaub gewährt wurde)
Aufbewahrung: 6 Jahre
- Daten zur Einsatzstelle und des Rechtsträgers der Einsatzstelle
- Dienstdauer
- Arbeitszeit
- Auflösungen/Kündigungen
- Höhe des Taschengeldes und des Sozialversicherungsbeitrages
- Angaben zu Entsendungen
- Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, Atteste sowie Liegebescheinigungen
- Ggf. Nachweise über Zahlungen von Taschengeldern und Sozialversicherungsbeiträgen
- Informationen bei Mutterschaft während des BFD, wie z.B. Informationen zu Beschäftigungsverboten, Elternzeit
Aufbewahrung: 10 Jahre
- Nachweise über Fahrtkostenerstattungen
3. Zweck der Datenspeicherung und Datenverarbeitung
Die Datenspeicherung und -verarbeitung dient dem Zweck der Durchführung des Bundesfreiwilligendienstes und ist notwendig. Ohne die Bereitstellung der Daten ist die Durchführung des Bundesfreiwilligendienstes nicht möglich.
Die Daten werden im Rahmen des BFDG (Bundesfreiwilligendienstgesetzes) nach EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verarbeitet.
Grundlagen:
Artikel 6, Absatz 1, b (DSGVO)
Die Verarbeitung von Daten erfolgt zur Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses im Rahmen des mit Ihnen bestehenden Vertrages.
Artikel 6, Absatz 1, c (DSGVO)
Verarbeitung allgemeiner personenbezogener Daten
Wir unterliegen diversen gesetzlichen Verpflichtungen, die eine Datenverarbeitung nach sich ziehen. Hierzu zählen u.a. Sozialversicherungsrecht, Arbeitssicherheit, Steuergesetze sowie die gesetzliche Buchführung, die Erfüllung von Anfragen und Anforderungen von Aufsichts- oder Strafverfolgungsbehörden sowie die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten.
Verarbeitung besonderer personenbezogener Daten
Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 Abs. 1 DSGVO (z.B. Daten bzgl. Ihrer Religionsangehörigkeit oder Gesundheitsdaten) verarbeitet werden, dient dies im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses der Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz (z.B. Angabe von Gesundheitsdaten gegenüber der Krankenkasse, Erfassung der Schwerbehinderung wegen Zusatzurlaub und Ermittlung der Schwerbehindertenabgabe). Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG.
Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören unter anderem die Identitätsprüfung, die Erfüllung sozialversicherungs- und steuerrechtlicher Kontroll-, Melde- oder Dokumentationspflichten sowie die Steuerung von Risiken im Unternehmen.
Art. 6 Abs. 1 lit. f) (DSGVO)
- Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO)
- Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Beispiele für solche Fälle sind:
- Maßnahmen zur Personalentwicklungsplanung
- Maßnahmen zur Nachweisbarkeit von Seminarteilnahmen
- Maßnahmen zur Personalentwicklungsplanung
- Veröffentlichung dienstlicher Kontaktdaten im Intranet und internen Telefonbuch und/oder auf der Webseite
- Aufzeichnungen zu Mitarbeitergesprächen (z. B. Dokumentation der festgelegten Ziele und der Zielerreichung)
- Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten: die Offenlegung personenbezogener Daten kann im Rahmen von behördlichen/gerichtlichen Maßnahmen zu Zwecken der Beweiserhebung, Strafverfolgung oder Durchsetzung zivilrechtlicher Ansprüche erforderlich werden
- §12 (BFDG)
4. Empfänger personenbezogener Daten
Die gespeicherten Daten werden nur dann weitergegeben, wenn dies für die Durchführung des Bundesfreiwilligendienstes notwendig ist.
Mögliche Empfänger:
- Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben (BAFzA)
- Einsatzstelle und deren Rechtsträger
- Zentralstelle (Bund für Umwelt und Naturschutz Deutschland e.V.)
- Bildungs- und Kooperationspartner zur Durchführung der Bildungsarbeit im BFD
- Institutionen, wie z.B. Finanzbehörde, -dienstleistung, Wirtschaftsprüfungsunternehmen, Steuerberatung, IT-Unternehmen
5. Datenverarbeitung in Drittländern
Daten werden nur an Stellen, deren Sitz außerhalb der Europäischen Union oder in einem anderen Staat liegt, übermittelt, wenn dies für die Durchführung des Bundesfreiwilligendienstes erforderlich ist oder die Einwilligung durch den/die Bundesfreiwilligendienstleistenden oder eines Erziehungsberechtigten erteilt wurde.
Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (sogenannte Drittstaaten) findet statt, soweit
- es gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. steuerrechtliche Meldepflichten),
- Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben oder
- die Europäische Kommission entschieden hat, dass in dem Drittland ein angemessenes Schutzniveau besteht (Art. 45 DSGVO) oder
- auf Basis geeigneter Garantien (Standarddatenschutzklauseln, die von der EU-Kommission erlassen wurden).
- es für die Erfüllung des Vertrages erforderlich ist
6. Speicherdauer
Die Daten werden für die Dauer des zu erfüllenden Zwecks (Durchführung des Bundesfreiwilligendienstes) sowie für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z.B. handels-, steuer-, sozialversicherungsrechtlich). Die Aufbewahrung dient außerdem dem Nachweis der ordnungsgemäßen Durchführung des BFD und ordnungsgemäßer Verwendung öffentlicher Fördergelder.
Nach Ablauf der vorgegebenen Fristen werden die Daten der Bundesfreiwilligendienstleistenden automatisch gelöscht.
Speicherdauer:
- soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten zu erfüllen sind, z.B. Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO), erforderlich sind. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen in der Regel sechs bis zehn Jahre
- zur Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt.
Sofern die Datenverarbeitung im berechtigten Interesse von uns oder einem Dritten erfolgt, werden die personenbezogenen Daten gelöscht, sobald dieses Interesse nicht mehr besteht. Hierbei gelten die genannten Ausnahmen, z.B. Nachweise, welche im Rahmen der Online-Seminare über die Verarbeitung von Bildern etc. erfolgen.
7. Betroffenenrechte
Von der Datenverarbeitung betroffene Personen haben folgende Rechte, sofern vertragliche und gesetzliche Pflichten und Bestimmungen dem nicht entgegenstehen:
- Auskunftsrecht (DSGVO, Artikel 15)
- Recht auf Berichtigung (DSGVO, Artikel 16)
- Recht auf Löschung (DSGVO, Artikel 17, eingeschränkt nach BDSG §35)
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (DSGVO, Artikel 18)
- Recht auf Datenübertragbarkeit (DSGVO, Artikel 20)
- Widerspruchsrecht (DSGVO, Artikel 21, betreffend Artikel 6 (1) e) und f))
- Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (DSGVO, Artikel 77); eine Liste der Aufsichtsbehörden (für den nicht-öffentlichen Bereich) mit Anschrift finden Sie unter: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html
8. Verpflichtung zur Bereitstellung
Die Bereitstellung der Daten ist für die ordnungsgemäße Durchführung des Bundesfreiwilligendienstes notwendig. Es bestehen gesetzliche Pflichten und vertragliche Vorschiften. Bei Nichtbereitstellung kann der BFD nicht zustande kommen oder nicht mehr durchgeführt werden.
9. Stand
Die Datenschutzhinweise werden bei Änderungen überarbeitet, sofern dies erforderlich ist. Die gültige Fassung ist zu finden auf www.tafel.de/bfd-datenschutz sowie im Intranet der Tafel Deutschland e.V.
Stand: Juli 2022