Informationen zur Datenverarbeitung

Zur ordnungsgemäßen Durchführung des Bundesfreiwilligendienstes (BFD) ist es notwendig, personenbezogene Daten der Bundesfreiwilligen zu erfassen, zu speichern und zu verarbeiten.

Ist der/die Freiwillige minderjährig, werden auch Daten der Erziehungsberechtigten (Name und Adresse) verarbeitet und entsprechend der folgenden Bestimmungen genutzt.


1. Kontakt

Für die Datenverarbeitung ist folgende Stelle verantwortlich:

Tafel Deutschland e.V.
Germaniastr. 18
12099 Berlin
datenschutz(at)tafel(dot)de
030 – 200 5976 20

Kontaktdaten Datenschutzbeauftragter:

DSBplus
Dietmar Gätcke
Freiheit 12 A
12555 Berlin
info(at)DSBplus(dot)de
030 - 5658 3509


2. Personenbezogene Daten

Zur ordnungsgemäßen Durchführung des Bundesfreiwilligendienstes (BFD) ist es notwendig, personenbezogene Daten der Freiwilligen zu erfassen, zu speichern und zu verarbeiten.

Ist der/die Freiwillige minderjährig, werden auch Daten der Erziehungsberechtigten (Name, Adresse, Kontaktdaten) verarbeitet und entsprechend der folgenden Bestimmungen genutzt.

Im Rahmen der Durchführung des Bundesfreiwilligendienstes werden u.a. folgende Daten gespeichert:

  • Vor- und Nachname
  • Adresse
  • Geburtsdatum
  • Kontaktdaten (E-Mail, Telefon)
  • Daten zur Einsatzstelle und des Rechtsträgers der Einsatzstelle
  • Dienstdauer
  • Arbeitszeit
  • Höhe des Taschengeldes und des Sozialversicherungsbeitrages
  • Urlaubstage (Anzahl und ggf. Daten, wann der Urlaub gewährt wurde)
  • Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, Atteste sowie Liegebescheinigungen
  • Anmeldung der Seminare, einschließlich Inhalt und Dauer
  • Teilnahmebescheinigungen
  • Nachweise über Fahrtkostenerstattungen
  • Arbeitszeugnis
  • Dienstzeitbescheinigung
  • Teilnahmebescheinigung
  • Ggf. Stundenerfassungen, Dienst- und Arbeitspläne
  • Ggf. Nachweise über Zahlungen von Taschengeldern und Sozialversicherungsbeiträgen
  • Ggf. Informationen zu Allergien, Unverträglichkeiten und Ernährungsformen
  • Informationen bei Mutterschaft während des BFD, wie z.B. Informationen zu Beschäftigungsverboten, Elternzeit u.ä.
     


3. Zweck der Datenspeicherung und Datenverarbeitung

Die Datenspeicherung und –verarbeitung dient dem Zweck der Durchführung des Bundesfreiwilligendienstes und ist notwendig. Ohne die Bereitstellung der Daten ist die Durchführung des Bundesfreiwilligendienstes nicht möglich.

Die Daten werden im Rahmen des BFDG (Bundesfreiwilligendienstgesetzes) nach EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verarbeitet.

Grundlagen:

  • Artikel 6, Absatz 1, b (DSGVO)
  • Artikel 6, Absatz 1, c (DSGVO)
  • §12 (BFDG)
     

Für die Teilnahme an Seminaren im Online-Format ist es notwendig, dass

  • Name und ggf. Bild (inkl. der unmittelbaren Umgebung, welche durch die Webcam ersichtlich ist) der Teilnehmenden für alle anwesenden Personen im virtuellen Seminarraum angezeigt werden
  • Ton der Teilnehmenden für alle anwesenden Personen im virtuellen Seminarraum zu hören ist.

Es erfolgt kein Mitschnitt und keine Aufzeichnung der Online-Seminare und darf auch seitens der Teilnehmenden nicht erfolgen. Auch Screenshots der Videokonferenz sind unzulässig und stellen einen Verstoß gegen die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und das Recht am eigenen Bild dar.

Zum Zweck der Durchführung eines Seminars ist es möglich, dass die zuständige Seminarleitung Arbeitsergebnisse sichert.

Die Daten werden durch den Anbieter Zoom verschlüsselt. Bei der Nutzung von Zoom findet eine sog. Drittlandübermittlung in die Vereinigten Staaten von Amerika statt. Diese wurde durch den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln ermöglicht, die die Grundlagen für die Datenübermittlung regeln.
 

4. Empfänger personenbezogener Daten

Die gespeicherten Daten werden nur dann weitergegeben, wenn dies für die Durchführung des Bundesfreiwilligendienstes notwendig ist.

Mögliche Empfänger:

  • Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben (BAFzA)
  • Einsatzstelle und deren Rechtsträger
  • Zentralstelle (Bund für Umwelt und Naturschutz Deutschland e.V.)
  • Bildungs- und Kooperationspartner zur Durchführung der Bildungsarbeit im BFD
  • Institutionen, wie z.B. Finanzbehörde, - dienstleistung, Wirtschaftsprüfungsunternehmen, Steuerberatung, IT-Unternehmen
     

5. Datenverarbeitung in Drittländern

Daten werden nur an Stellen, deren Sitz außerhalb der Europäischen Union oder in einem anderen Staat liegt, übermittelt, wenn dies für die Durchführung des Bundesfreiwilligendienstes erforderlich ist oder die Einwilligung durch den/die Bundesfreiwilligendienstleistenden oder eines Erziehungsberechtigten erteilt wurde.

Werden Daten ins Ausland übermittelt, wird durch uns sichergestellt, dass die Datenschutzrichtlinien gemäß der europäischen Verordnung eingehalten werden, gemäß Art. 44 DSGVO.
 

6. Speicherdauer

Die Daten werden für die Dauer des zu erfüllenden Zwecks (Durchführung des Bundesfreiwilligendienstes) sowie für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z.B. handels-, steuer-, sozialversicherungsrechtlich). Die Aufbewahrung dient außerdem dem Nachweis der ordnungsgemäßen Durchführung des BFD und ordnungsgemäßer Verwendung öffentlicher Fördergelder.

Nach Ablauf der vorgegebenen Fristen werden die Daten der Bundesfreiwilligendienstleistenden automatisch gelöscht.

Speicherdauer:

  • 2 bis 10 Jahre (sozialversicherungs- und steuerrechtliche Daten)
  • 3 bis 30 Jahre (Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der Verjährungsvorschriften)
     

7. Betroffenenrechte

Von der Datenverarbeitung betroffene Personen haben folgende Rechte, sofern vertragliche und gesetzliche Pflichten und Bestimmungen dem nicht entgegenstehen:

  • Auskunftsrecht (DSGVO, Artikel 15)
  • Recht auf Berichtigung (DSGVO, Artikel 16)
  • Recht auf Löschung (DSGVO, Artikel 17, eingeschränkt nach BDSG §35)
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (DSGVO, Artikel 18)
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (DSGVO, Artikel 20)
  • Widerspruchsrecht (DSGVO, Artikel 21, betreffend Artikel 6 (1) e) und f))
  • Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (DSGVO, Artikel 77)


8. Verpflichtung zur Bereitstellung

Die Bereitstellung der Daten ist für die ordnungsgemäße Durchführung des Bundesfreiwilligendienstes notwendig. Es bestehen gesetzliche Pflichten und vertragliche Vorschiften. Bei Nichtbereitstellung kann der BFD nicht zustande kommen oder nicht mehr durchgeführt werden.
 

9. Stand

Die Datenschutzhinweise werden bei Änderungen überarbeitet, sofern dies erforderlich ist. Die gültige Fassung ist zu finden auf www.tafel.de/bfd-datenschutz sowie im Intranet der Tafel Deutschland e.V..

Stand: Januar 2021